نموذج عرض سعر: ما يجب ان يحتويه، ومتى يلزمك، وكيف يتحول الى فاتورة

عرض السعر هو المستند الذي تقول فيه لعميلك: هذا ما سأورده لك، وبهذا السعر، وبهذه الشروط، وحتى هذا التاريخ. وهو ليس فاتورة، فلا يرسل لمنصة فاتورة ولا تستحق به ضريبة. لكنه في الغالب اول ورقة رسمية يراها العميل من منشأتك، ومنه تبدأ الصفقة. وفي هذا الدليل نشرح ما يجب ان يحتويه نموذج عرض السعر، وما الفرق بينه وبين الفاتورة، ومتى يلزمك ما كتبته فيه، وكيف يتحول الى فاتورة دون اعادة ادخال بنوده.

ما هو عرض السعر؟

عرض السعر مستند تجاري يصدره البائع قبل البيع، يحدد فيه البنود وكمياتها واسعارها والضريبة المتوقعة والمجموع، وشروط الدفع والتسليم، ومدة صلاحية العرض. ويسمى ايضا عرض اسعار او تسعيرة.

والعميل يقرأه ثم يقرر: يقبله، او يرفضه، او يطلب تعديلا. فاذا قبله صار ما فيه هو الاتفاق، وعليه تبنى الفاتورة.

ما يجب ان يحتويه نموذج عرض السعر

لا يفرض نظام نموذجا محددا لعرض السعر كما يفرض للفاتورة الضريبية. لكن العرض الذي يترك فراغا يترك بابا للخلاف. وهذه العناصر تجعل العرض واضحا للعميل وملزما لك بما تقصده فقط:

1. بيانات منشأتك: الاسم والرقم الضريبي والعنوان ووسيلة التواصل، والشعار ان وجد.
2. بيانات العميل: الاسم، والرقم الضريبي اذا كان منشأة، فالفاتورة القادمة ستحتاجه.
3. رقم العرض وتاريخه: رقم متسلسل لا يتكرر، تعود اليه حين يقول العميل «حسب عرضكم».
4. البنود بوحدتها: اسم البند ووصفه، ثم الوحدة (متر مربع، متر طولي، حبة، مقطوع)، ثم الكمية وسعر الوحدة. «120» وحدها لا تقول شيئا، و«120 متر مربع» لا تحتمل تفسيرا آخر.
5. الخصم والضريبة والمجموع: المجموع قبل الضريبة، وضريبة القيمة المضافة 15%، والاجمالي شاملا. والعميل المنشأة يهمه المبلغ قبل الضريبة، والمستهلك يهمه الشامل.
6. مدة الصلاحية: «صالح حتى» بتاريخ محدد. هذا اهم سطر قانونيا، كما سنشرح.
7. شروط الدفع: دفعة مقدمة وباقي عند التسليم مثلا، بنسب مجموعها 100%.
8. الشروط والتوقيع: مدة التوريد، وما لا يشمله السعر، ثم التوقيع والختم.

الفرق بين عرض السعر والفاتورة

	عرض السعر	الفاتورة الضريبية
متى يصدر	قبل الاتفاق	عند التوريد او الدفع
معناه	اقتراح سعر وشروط	اثبات بيع تم
الضريبة	متوقعة للعلم	مستحقة وتدخل الاقرار
منصة فاتورة	لا يرسل اليها	تعتمد او تبلغ اليها
التعديل	باصدار جديد للعرض	لا يعدل، يصحح باشعار
رمز QR	لا يلزم	الزامي

والخلط بينهما يقع في الاتجاهين. بعض المنشآت ترسل عرض السعر وتعامله كأنه فاتورة، فلا تصدر الفاتورة الالكترونية بعد التوريد. وبعضها يصدر فاتورة ضريبية بدل العرض ليريها العميل، فتصير الضريبة مستحقة على بيع لم يتم. فالضريبة تستحق في اسبق ثلاثة تواريخ: التوريد، او اصدار الفاتورة، او استلام المقابل بقدر ما استلم. اما العرض فلا يدخل في اي منها.

متى يلزمك عرض السعر؟

نظام المعاملات المدنية السعودي يسمي عرض التعاقد «ايجابا». والقاعدة فيه (المادة 35) ان صاحب الايجاب يستطيع العدول عنه قبل القبول، الا اذا كانت للايجاب مدة معينة. وبحسب المادة 36، يسقط الايجاب اذا انقضت المدة التي حددها دون قبول، والقبول الذي يأتي بعد سقوطه لا ينعقد به العقد، بل يعد ايجابا جديدا. وكذلك القبول بتعديل: يعد رفضا يتضمن ايجابا جديدا.

وهذا ينعكس على عرض السعر عمليا:

• العرض بتاريخ صلاحية يحميك بعده: اذا ارتفعت تكلفة البضاعة بعد انتهاء المدة، فقبول العميل المتأخر لا يلزمك بالسعر القديم.
• وخلال المدة يصعب عليك التراجع عنه، فلا تكتب مدة اطول مما تستطيع الالتزام به.
• طلب العميل تعديل الكمية او السعر ليس قبولا، بل عرض جديد منه. فاصدر عرضا معدلا ولا تكتف بالموافقة الشفهية.

وفي العقود الكبيرة، او اذا كان العرض جزءا من عقد مقاولة، راجع مستشارك القانوني في صياغة الشروط.

من عرض السعر الى الفاتورة

1. اعداد العرض: البنود بوحداتها وكمياتها، والصلاحية، وشروط الدفع.
2. الارسال للعميل: ملف PDF او رابط، مع رقم العرض.
3. التعديل ان طلب: اصدار جديد برقم يدل عليه، والقديم يبقى للرجوع اليه.
4. القبول: يثبت في العرض، فلا يعدل بعده.
5. الفاتورة من العرض: البنود نفسها بلا اعادة ادخال، ثم الاصدار لمنصة فاتورة.

اعادة ادخال البنود في الفاتورة باليد هي مصدر اغلب الفروق: سعر يكتب خطأ، او بند يسقط، او خصم ينسى. فالفاتورة التي تبنى من العرض المقبول تحمل ما اتفق عليه حرفا.

مثال: عرض رخام لشركة مقاولات

مؤسسة تبيع رخام ترافنتينو تركي تقدم عرضا لشركة الرواد الاوائل للمقاولات لتوريد ارضيات مشروع سكني:

البند	الوحدة	الكمية	السعر	المجموع
رخام ترافنتينو تركي 60×40 سم	متر مربع	120	185	22,200
نعلات ترافنتينو	متر طولي	80	45	3,600
النقل الى الموقع	مقطوع	1	900	900
المجموع قبل الضريبة				26,700
ضريبة القيمة المضافة 15%				4,005
الاجمالي				30,705

العرض صالح 15 يوما، والدفع 50% عند الاعتماد (15,352.50) و50% عند التسليم.

بعد ايام يطلب مهندس المشروع 140 مترا بدل 120. هذا ليس قبولا، فتصدر المؤسسة الاصدار الثاني من العرض: الرخام 25,900، والمجموع قبل الضريبة 30,400، والضريبة 4,560، والاجمالي 34,960. وتقبل الرواد الاوائل الاصدار الثاني، فتصدر الفاتورة الضريبية منه ببنوده نفسها، وتعتمد من منصة فاتورة قبل ارسالها. والاصدار الاول يبقى في السجل، فلا خلاف لاحقا على ما عرض اولا وما اتفق عليه اخيرا.

عروض الاسعار في برنامج فوكسيرا المحاسبي

فوكسيرا برنامج محاسبي سحابي متوافق مع زاتكا (المرحلة الثانية)، وعرض السعر فيه جزء من دورة البيع:

• الوحدة على كل بند من قائمة ثابتة (متر مربع، متر طولي، حبة، مقطوع، كيلو وغيرها)، وتأتي من بطاقة المنتج اذا تركتها فارغة.
• صورة لكل بند: صورة المنتج تأتي معه، وللبند الحر صورة ترفعها، وتطبع بجانب اسمه.
• ختم المنشأة يرفع مرة من الهوية البصرية، ويطبع فوق خط التوقيع في عرض السعر والفاتورة.
• صالح حتى، وشروط الدفع بالنسب (والنظام يرفضها اذا لم يكن مجموعها 100%)، والشروط والاحكام، كلها في الطباعة.
• الاصدار الجديد للعرض برقم يحمل اللاحقة V2 وV3، والسابق يبقى في السجل للرجوع اليه. والعرض المقبول او الذي صدرت منه فاتورة لا يعاد اصداره ولا يحذف.
• التحويل الى فاتورة بزر، فتنتقل البنود بوحداتها وصورها، ثم تصدر الفاتورة لمنصة فاتورة.
• الارسال للعميل على واتساب برابط يلغى بزر، او مشاركة PDF من الجوال.
• منع البيع بدون عرض سعر: اعداد للفرع، اذا فعلته لا تصدر فاتورة الا من عرض سعر، فلا يبيع موظف بسعر لم يعتمد في عرض.

الاسئلة الشائعة

هل يجب ان يحتوي عرض السعر على الرقم الضريبي؟ لا يفرضه نظام في العرض، لكن ذكر رقمك الضريبي ورقم العميل اذا كان منشأة يجعل العرض مطابقا للفاتورة التي ستصدر منه، ويطمئن العميل انك مسجل في الضريبة.

هل يرسل عرض السعر لمنصة فاتورة؟ لا. الذي يرسل للمنصة الفاتورة الضريبية والمبسطة والاشعارات الدائنة والمدينة. اما عرض السعر فمستند بينك وبين عميلك.

هل اكتب السعر في عرض السعر شاملا الضريبة؟ اكتب الاثنين: المجموع قبل الضريبة، ومبلغ الضريبة، والاجمالي شاملا. فالمنشأة تقارن قبل الضريبة لانها تخصمها، والمستهلك يقارن بالشامل لانه ما سيدفعه.

كم مدة صلاحية عرض السعر؟ لا مدة نظامية ثابتة. المعتاد بين 7 و30 يوما حسب تقلب اسعار بضاعتك. والمهم ان تكتبها بتاريخ، لا ان تتركها مفتوحة.

قبل العميل العرض ثم طلب خصما، ماذا افعل؟ اصدر اصدارا جديدا للعرض بالخصم المتفق عليه، ثم الفاتورة منه. فالفاتورة يجب ان تطابق آخر ما اتفق عليه.

هل يغني نموذج عرض سعر في اكسل او وورد؟ يغني شكلا، لكنه منفصل عن الفاتورة، فتعيد ادخال البنود عند الفوترة وقد تختلف الارقام. والاسلم ان يخرج العرض والفاتورة من النظام نفسه.

جرب برنامج فوكسيرا المحاسبي مجانا 14 يوما — او اطلع على الباقات اولا.

اقرأ ايضا

• المطالبة المالية والفرق بينها وبين الفاتورة الضريبية — المستند الذي يأتي بعد قبول العرض وقبل الدفع.
• الفرق بين الفاتورة الضريبية والمبسطة — اي فاتورة تصدر من العرض.
• برنامج محاسبة مقاولات — من العرض الى المشروع والمستخلصات.
• تطبيق فاتورة الكترونية — ارسال المستند للعميل من الجوال.

الخلاصة

نموذج عرض السعر الجيد يحدد البنود بوحداتها، ويفصل الضريبة عن المجموع، ويضع تاريخ صلاحية وشروط دفع واضحة. وهو ليس فاتورة ولا يغني عنها، لكنه اساسها. فاجعل الفاتورة تخرج من العرض المقبول نفسه، لا من ورقة تعيد كتابتها.

واذا كانت عروضك اليوم في ملف وورد او اكسل، جرب برنامج فوكسيرا المحاسبي مجانا 14 يوما، واصدر عرضك القادم وحوله الى فاتورة بزر.