تطبيق فاتورة الكترونية: كيف تصدر فاتورتك من الجوال وترسلها للعميل

تطبيق الفاتورة الالكترونية الذي تحتاجه ليس بالضرورة تطبيقا تنزله من المتجر. ما تحتاجه حل فوترة متوافق مع زاتكا تفتحه من جوالك، فتصدر منه فاتورة الكترونية حقيقية برمز QR، وترسلها لعميلك وانت في مكانك. وقد يكون هذا الحل تطبيقا مثبتا، او نظاما سحابيا يعمل من متصفح الجوال.

والفرق المهم ليس في طريقة الفتح، بل في ما يخرج منه. فصورة فاتورة ورقية، او فاتورة كتبتها في برنامج نصوص، ليست فاتورة الكترونية مهما ارسلتها من جوال حديث. وفي هذا الدليل نشرح ما يجب ان يفعله تطبيق الفاتورة على الجوال، وكيف تصدر منه وترسل، والاخطاء التي تقع فيها المنشآت الصغيرة غالبا.

هل تحتاج تطبيقا من المتجر؟

اغلب من يبحث عن تطبيق فاتورة الكترونية يريد شيئا واحدا: ان يصدر فاتورته من الجوال دون الرجوع الى المكتب. وهذا يتحقق بطريقتين:

	تطبيق مثبت من المتجر	نظام سحابي من متصفح الجوال
البدء	تنزيل وتثبيت	رابط وتسجيل دخول
التحديث	من المتجر على كل جهاز	تلقائي للجميع
الاجهزة	الجهاز الذي ثبته عليه	الجوال والحاسوب بنفس الحساب
البيانات	قد تحفظ جزئيا على الجهاز	على الخادم، فلا تضيع مع الجوال
العمل بلا انترنت	ممكن في بعض التطبيقات	يحتاج اتصالا

كلا الطريقين صالح ما دام الحل نفسه متوافقا مع زاتكا. والسؤال الذي يحسم الاختيار ليس «تطبيق ام متصفح»، بل: هل الفاتورة التي تخرج منه فاتورة الكترونية بحسب اشتراطات الهيئة؟

ما الذي يجب ان يفعله تطبيق الفاتورة من الجوال؟

شروط الحل المتوافق نفسها تنطبق على الجوال والحاسوب، وفصلناها في برنامج فوترة إلكترونية للشركات. لكن العمل من الجوال يضيف اسئلة خاصة به:

1. فاتورة الكترونية لا صورة فاتورة. تنص الهيئة على ان الفواتير المكتوبة بخط اليد، او ببرامج تحرير النصوص، لا تعد فواتير الكترونية.
2. رمز QR في الفاتورة المبسطة. الزامي، ويولده حل الفوترة نفسه بحسب مواصفات الهيئة.
3. الربط في المرحلة الثانية. الفاتورة الضريبية (بين المنشآت) تعتمد من منصة فاتورة قبل مشاركتها مع المشتري، والمبسطة (للمستهلك) تبلغ للمنصة خلال 24 ساعة من اصدارها.
4. لا تعديل ولا حذف بعد الاصدار. التصحيح باشعار دائن او مدين. وبحسب ما اعلنته الهيئة، تبدأ غرامة حذف الفاتورة او تعديلها بعد اصدارها من 10,000 ريال. والتفصيل في الاشعار الدائن والمدين.
5. حساب واحد على كل اجهزتك. ما تصدره من الجوال في الموقع يظهر في المكتب على الحاسوب، بتسلسل واحد لا تسلسلين.
6. ارسال مباشر للعميل. رابط يفتحه، او ملف PDF يصله في محادثته، دون تصوير الشاشة.

اصدار فاتورة من الجوال خطوة بخطوة

الخطوات تتشابه في اغلب الحلول المتوافقة:

1. اختر العميل او اضفه، وحدد نوع الفاتورة: ضريبية لمنشأة لها رقم ضريبي، او مبسطة للمستهلك.
2. اضف البنود من قائمة منتجاتك بالبحث، فيأتي السعر والضريبة من بطاقة المنتج.
3. راجع المجموع والضريبة قبل الاصدار، فما يصدر لا يعدل.
4. اصدر الفاتورة. في المرحلة الثانية يرسلها الحل الى منصة فاتورة، ويعود بالقبول او بسبب الرفض.
5. ارسلها للعميل برابط او بملف PDF.

ارسال الفاتورة على واتساب: رابط ام ملف؟

واتساب هو القناة الاسرع مع العميل، والارسال يتم بطريقتين:

• رابط الفاتورة: يفتح فيه العميل الفاتورة ويحملها. ميزته انك تستطيع الغاءه، فيتوقف عن العمل اذا ارسلته لشخص خطأ.
• ملف PDF: يصل في المحادثة نفسها ويبقى عند العميل. وهو ما يفضله المحاسبون لانه يحفظ مع المستندات.

وفي الحالتين، الفاتورة التي تصل هي نفسها التي صدرت من النظام، برمزها وبياناتها، لا صورة لها.

اخطاء شائعة في الفوترة من الجوال

1. تصوير فاتورة ورقية وارسالها. الصورة ليست فاتورة الكترونية، والهيئة نصت على ان المكتوبة باليد لا تعد كذلك.
2. تطبيق يولد فواتير بلا ربط. بعض التطبيقات تصنع شكل الفاتورة ورمزا مرئيا، لكنها غير مربوطة بمنصة فاتورة. فاذا شملتك المرحلة الثانية، فالفاتورة لم تبلغ ولم تعتمد.
3. تسلسلان للفواتير. دفتر على الجوال وآخر في المكتب. وتعدد تسلسلات الفواتير من الوظائف التي تمنعها الهيئة في الحلول المتوافقة.
4. تعديل الفاتورة بعد ارسالها. الخطأ في السعر او الكمية يصحح باشعار، لا بفاتورة تعدل او تحذف ثم تصدر من جديد.

مثال: مندوب رخام في موقع البناء

مندوب مؤسسة تبيع رخام ترافنتينو تركي يسلم شحنة الواح لشركة الرواد الاوائل للمقاولات في موقع مشروعها. المشرف يطلب الفاتورة قبل ان يوقع الاستلام.

بالطريقة القديمة، يكتب المندوب فاتورة يدوية، او يتصل بالمكتب ليصدرها احد ويرسلها لاحقا. والنتيجة فاتورة لا تعد الكترونية، او استلام يتأخر يوما.

ومن الجوال، يفتح النظام في الموقع، ويختار الرواد الاوائل، ويضيف الالواح من قائمة المنتجات، فتأتي الاسعار والضريبة كما هي. ولان الرواد الاوائل منشأة لها رقم ضريبي، تصدر الفاتورة ضريبية وتعتمد من منصة فاتورة. ثم يرسلها ملف PDF في محادثة المشرف على واتساب، فيوقع الاستلام وفي يده الفاتورة. وفي المكتب يجد المحاسب الفاتورة نفسها، بقيدها في الحسابات وخصمها من المخزون.

اين يقف برنامج فوكسيرا المحاسبي؟

فوكسيرا ليس تطبيقا في المتجر. هو نظام سحابي متوافق مع زاتكا (المرحلة الثانية)، يعمل من متصفح الجوال والحاسوب بنفس الحساب، فلا تثبيت ولا تحديث:

• اصدار الفاتورة وارسالها لمنصة فاتورة من الجوال، الضريبية والمبسطة، برمز QR.
• زر «ارسال للعميل»: يفتح واتساب برسالة فيها ملخص الفاتورة ورابطها، ويفتح العميل الرابط فيرى الفاتورة ويحملها. والرابط يلغى بزر.
• زر «مشاركة PDF»: يجهز ملف الفاتورة ويفتح قائمة المشاركة في الجوال، فتختار واتساب ومحادثة العميل.
• ايصال حراري 80 مم لمن يطبع للعميل في المحل.
• عروض الاسعار تتحول الى فواتير بزر، فما وافق عليه العميل هو ما يفوتر.
• الفاتورة الصادرة لا تعدل: التصحيح باشعار دائن مرتبط بالفاتورة الاصلية.
• اداة مجانية لقراءة رمز QR بكاميرا الجوال، يتأكد بها عميلك من بيانات اي فاتورة سعودية.

والنظام يحتاج اتصالا بالانترنت، فهو لا يعمل في مكان بلا تغطية.

الاسئلة الشائعة

هل يوجد تطبيق رسمي من الهيئة لاصدار الفواتير؟ الهيئة لا تصدر الفواتير عن المنشآت. هي تضع الاشتراطات، وتعتمد الفواتير وتستقبل التبليغ عبر منصة فاتورة، والمنشأة تصدر فواتيرها من حل فوترة متوافق تختاره.

هل صورة الفاتورة المرسلة على واتساب فاتورة الكترونية؟ لا. الفاتورة الالكترونية تصدر من حل فوترة متوافق. اما ارسال ملف PDF او رابط صادر من هذا الحل فهو ارسال للفاتورة نفسها، لا بديل عنها.

هل يمكن اصدار فاتورة الكترونية بدون انترنت؟ في المرحلة الثانية تعتمد الفاتورة الضريبية من المنصة قبل مشاركتها، وهذا يحتاج اتصالا. اما المبسطة فتبلغ خلال 24 ساعة من اصدارها، فالمهلة تسمح للحل بان يصدرها ثم يبلغها حين يعود الاتصال، ما دام ذلك داخل الـ24 ساعة.

كيف يتأكد العميل من الفاتورة التي وصلته؟ بقراءة رمز QR فيها، فيظهر له اسم البائع ورقمه الضريبي وتاريخ الفاتورة ومبلغها وضريبتها. ويمكنه ذلك بكاميرا جواله من اداة قراءة رمز QR.

هل يوجد تطبيق فوكسيرا في المتجر؟ لا. فوكسيرا يعمل من متصفح الجوال مباشرة، بنفس الحساب الذي تفتحه من الحاسوب.

جرب برنامج فوكسيرا المحاسبي مجانا 14 يوما — او اطلع على الباقات اولا.

اقرأ ايضا

• برنامج فوترة إلكترونية للشركات — ما يجب ان يتوفر في اي حل فوترة متوافق.
• الفرق بين الفاتورة الضريبية والمبسطة — متى تصدر كل منهما.
• كيف تبدأ الفوترة الإلكترونية من الصفر — الخطوات الاولى لمنشأة جديدة.
• كيفية الربط مع زاتكا في المرحلة الثانية — ربط حل الفوترة بمنصة فاتورة.

الخلاصة

تطبيق الفاتورة الالكترونية الصحيح هو الذي يصدر فاتورة الكترونية حقيقية، لا الذي يصورها. اختر حلا متوافقا مع زاتكا تفتحه من جوالك، يولد رمز QR، ويعتمد الضريبية ويبلغ المبسطة في موعدها، ويرسل الفاتورة لعميلك رابطا او ملفا، ولا يسمح بتعديلها بعد اصدارها.

واذا كنت تصدر فواتيرك من الموقع او المحل، جرب برنامج فوكسيرا المحاسبي مجانا 14 يوما، واصدر فاتورتك القادمة من جوالك.