برامج حسابات مجانية: ماذا تعطيك فعلا، ومتى تكفيك؟

نعم، توجد برامج حسابات مجانية، وبعضها يكفيك فعلا. لكن السؤال الذي يحسم الامر ليس "ما افضل برنامج مجاني؟"، بل "هل نشاطك مسجل في ضريبة القيمة المضافة؟". قبل التسجيل قد يكفيك المجاني لسنوات. وبعده تتغير المتطلبات كلها: فواتير الكترونية، واقرار ضريبي، وسجلات تحفظها ست سنوات على الاقل.

في هذا الدليل نشرح ما الذي يفعله برنامج الحسابات تحديدا، وانواع المجاني، ومتى يكفيك، ومتى يصير عبئا عليك.

ما الذي يفعله برنامج الحسابات تحديدا؟

برنامج الحسابات غير برنامج الفوترة. برنامج الفوترة يصدر الفاتورة ويرسلها. اما برنامج الحسابات فيمسك دفاترك كلها، ويجيبك عن سؤال واحد: كم ربحت، وكم لك، وكم عليك؟

ولكي يجيب بدقة يحتاج اربعة اشياء:

• القيد المزدوج. كل عملية تسجل في حسابين: بيع نقدي يزيد الصندوق ويزيد المبيعات معا. هذا ما يجعل الارقام تتوازن، ويكشف الخطأ حين لا تتوازن.
• دفتر اليومية ودفتر الاستاذ. اليومية تسجل العمليات بترتيبها، والاستاذ يجمعها لكل حساب: الصندوق، والبنك، وكل عميل، وكل مورد.
• ميزان المراجعة. يتأكد ان مجموع المدين يساوي مجموع الدائن قبل ان تبني عليه اي قرار.
• القوائم المالية. قائمة الدخل تقول هل ربحت، والميزانية تقول ما تملك وما عليك.

فحين تقارن برامج الحسابات المجانية، لا تسأل "هل يصدر فاتورة؟"، بل "هل يمسك دفاتري بقيد مزدوج ويعطيني هذه القوائم؟".

ثلاثة انواع من برامج الحسابات المجانية

جداول اكسل وقوالبها. مجانية او شبه مجانية، ومرنة، وتعرفها مسبقا. لكنها لا تعرف القيد المزدوج الا اذا بنيته بنفسك، وخلية واحدة خاطئة تفسد كل ما بعدها دون ان تنبهك.

برامج مكتبية مجانية. تثبت على جهازك، وبعضها يمسك قيدا مزدوجا حقيقيا وقوائم مالية كاملة. حدودها غالبا: واجهة غير عربية او ترجمة ناقصة، ولا دعم لمتطلبات الهيئة، وبياناتك على جهاز واحد تضيع بضياعه.

باقات مجانية في برامج سحابية. نسخة محدودة من برنامج مدفوع: عدد قيود او فواتير او مستخدمين محدود، وتقارير ناقصة. تخدمك في البداية، والهدف منها ان تنتقل الى الباقة المدفوعة حين تكبر.

متى يكفيك برنامج حسابات مجاني فعلا؟

اذا لم يكن نشاطك مسجلا في ضريبة القيمة المضافة، فاحتياجك الاساسي ان تعرف دخلك ومصروفك وارباحك. وهذا يقدر عليه كثير من المجاني.

والتسجيل يلزم المنشأة اذا تجاوزت توريداتها الخاضعة للضريبة 375,000 ريال خلال اثني عشر شهرا، او توقعت ان تتجاوزها في الاثني عشر شهرا القادمة. ويجوز التسجيل اختياريا اذا تجاوزت توريداتها او نفقاتها الخاضعة 187,500 ريال.

لكن انتبه لنقطة يغفل عنها كثيرون: دفاترك هي التي تخبرك متى تجاوزت الحد. فالحساب يكون في نهاية كل شهر على الاثني عشر شهرا السابقة، وعليك التقدم للتسجيل خلال 30 يوما من نهاية الشهر الذي تجاوزت فيه الحد. فاذا كانت حساباتك مبعثرة، لن تعرف انك تجاوزته الا متأخرا.

ما الذي يتغير بعد التسجيل في الضريبة؟

بعد التسجيل لا يعود السؤال "هل البرنامج مجاني؟"، بل "هل يفي بما تطلبه الهيئة؟". وتصير عليك التزامات لا يغطيها اغلب المجاني:

1. فواتير الكترونية. الفوترة الالكترونية تلزم كل مقيم خاضع لضريبة القيمة المضافة. والفاتورة المكتوبة يدويا او في برنامج نصوص او جداول لا تعد فاتورة الكترونية.
2. الربط مع منصة فاتورة. في المرحلة الثانية ترسل الفواتير الى الهيئة بصيغة XML مع ختم تشفيري ورمز QR. والهيئة تدعو المنشآت الى الربط على موجات حسب حجم ايراداتها.
3. الاقرار الضريبي. تحتاج ضريبة المخرجات وضريبة المدخلات لكل فترة، مأخوذة من دفاترك لا من حساب يدوي.
4. حفظ السجلات. الفواتير والسجلات المحاسبية تحفظ ست سنوات على الاقل، وباللغة العربية.

برنامج مجاني لا يصدر فواتير الكترونية، او يمسك دفاترك بلغة غير العربية، يتركك هنا امام عمل يدوي ومخاطرة.

مثال: مورد رخام من اكسل الى نظام محاسبي

مؤسسة صغيرة تبيع رخام ترافنتينو تركي بدأت بجدول اكسل: عمود للمبيعات، وعمود للمصروفات، ومجموع في آخر الشهر. وكان ذلك كافيا ومبيعاتها السنوية اقل من حد التسجيل.

ثم جاءها طلب كبير من شركة الرواد الاوائل للمقاولات لمشروع فلل. وفي نهاية ذلك الشهر، تجاوزت مبيعات الاثني عشر شهرا السابقة 375,000 ريال.

هنا تغير كل شيء. صار عليه التسجيل خلال 30 يوما، ثم اصدار فواتير الكترونية لكل بيع، وتقديم اقرار ضريبي من ارقام لا يثق بها لانها في جدول بلا قيد مزدوج، وحفظ كل ذلك ست سنوات. والاصعب: نقل سنة كاملة من الحركات من اكسل الى نظام جديد وهو في منتصف التزاماته.

لو بدأ بنظام يمسك القيد المزدوج من اليوم الاول، لكان الانتقال تفعيلا للفوترة لا اعادة بناء للدفاتر.

برنامج حسابات مجاني مقابل نظام محاسبي متكامل

البند	برنامج حسابات مجاني	نظام محاسبي متكامل
القيد المزدوج	في بعضها فقط	اساس النظام
الفواتير الالكترونية	غالبا غير متاحة	مدمجة مع الدفاتر
الربط مع منصة فاتورة	نادر	متاح
بيانات الاقرار الضريبي	يدوية	من الدفاتر مباشرة
العربية	ناقصة غالبا	كاملة
حفظ البيانات	على جهازك غالبا	نسخ احتياطي تلقائي
الدعم	منتديات او لا شيء	فريق يعرف نظامك

خمسة اسئلة قبل ان تعتمد برنامج حسابات مجانيا

1. هل يمسك قيدا مزدوجا؟ ان كان يسجل الدخل والمصروف فقط، فهو دفتر ملاحظات لا برنامج حسابات.
2. هل يعمل بالعربية كاملة؟ الواجهة، والتقارير، واسماء الحسابات.
3. هل تستطيع تصدير بياناتك كاملة؟ القيود لا الارصدة فقط، وبصيغة يقرؤها نظام آخر.
4. ماذا ستفعل يوم تسجل في الضريبة؟ هل يصدر فواتير الكترونية، ام ستحتاج برنامجا ثانيا للفوترة وتدخل كل بيع مرتين؟
5. اين تحفظ بياناتك؟ على جهاز واحد بلا نسخة احتياطية، ام في مكان لا يضيع بتعطل الجهاز؟

اين يقف برنامج فوكسيرا المحاسبي؟

فوكسيرا ليس برنامجا مجانيا، ولن نقول غير ذلك. هو نظام محاسبي سحابي متوافق مع زاتكا في المرحلة الثانية، تجربه كاملا قبل ان تدفع:

• تجربة مجانية 14 يوما بكل الميزات وبلا بطاقة.
• قيد مزدوج تلقائي: كل فاتورة وسند يكتب قيده بنفسه، فلا تكتب قيدا يدويا الا حين تريد.
• فواتير الكترونية مرتبطة بالدفاتر: الفاتورة التي ترسلها لمنصة فاتورة هي نفسها التي تدخل حساباتك.
• تقارير جاهزة: قائمة الدخل، والميزانية، وكشوف الحسابات والعملاء والموردين، وتقرير ضريبي بالمبيعات والمشتريات وضريبتها.
• عربي بالكامل: الواجهة والتقارير وشجرة الحسابات.

ومتى لا تحتاجه: اذا كان نشاطك صغيرا وغير مسجل في الضريبة ولا تتوقع ان يتجاوز الحد قريبا، فبرنامج مجاني يمسك قيدا مزدوجا قد يكفيك الآن. وحين يقترب نشاطك من الحد، ابدأ بالنظام قبل ان يلزمك التسجيل لا بعده.

الاسئلة الشائعة

هل يوجد برنامج حسابات مجاني بالعربي؟ توجد برامج مجانية بواجهة عربية او مترجمة، لكن الترجمة في كثير منها ناقصة، خاصة في التقارير واسماء الحسابات. جربه على عملياتك الفعلية قبل ان تعتمد عليه.

هل يكفي اكسل لحساباتي اذا لم اكن مسجلا في الضريبة؟ قد يكفي لنشاط صغير جدا، بشرط ان تراجعه كل شهر. لكنه لا يمسك قيدا مزدوجا ولا ينبهك الى الخطأ، ولا يصدر فاتورة الكترونية حين تسجل.

هل احتاج برنامج محاسبة قبل التسجيل في الضريبة؟ تحتاج دفاتر منظمة في كل الاحوال، لانها التي تخبرك متى تجاوزت حد التسجيل. والبرنامج يجعل ذلك حسابا تلقائيا بدل جمع يدوي.

كم سنة احفظ فواتيري وسجلاتي؟ ست سنوات على الاقل للفواتير والسجلات المحاسبية الخاصة بضريبة القيمة المضافة، وباللغة العربية. وبعض السجلات، مثل الاصول الرأسمالية، لها مدد اطول.

كيف انقل بياناتي من برنامج مجاني الى نظام مدفوع؟ اطلب من البرنامج القديم القيود كاملة، وارصدة العملاء والموردين والمخزون في تاريخ الانتقال. والانتقال في بداية سنة مالية او فترة ضريبية اسهل بكثير من منتصفها.

جرب برنامج فوكسيرا المحاسبي مجانا 14 يوما — او اطلع على الباقات اولا.

اقرأ ايضا

• برنامج فاتورة الكترونية مجاني: الحقيقة والبدائل — اذا كان سؤالك عن الفوترة لا الحسابات.
• افضل برنامج محاسبة للشركات الصغيرة والمحلات — ما الذي تحتاجه منشأة صغيرة فعلا.
• اسعار برامج المحاسبة في السعودية — حين تقارن المجاني بالمدفوع.
• برنامج محاسبة سحابي — لماذا لا تحفظ دفاترك على جهاز واحد.

الخاتمة

برامج الحسابات المجانية ليست خدعة، وبعضها يكفيك فعلا ما دام نشاطك غير مسجل في الضريبة. لكن اختر منها ما يمسك قيدا مزدوجا ويصدر بياناتك كاملة، لان يوم التسجيل يأتي بالتزامات لا يغطيها اغلب المجاني: فواتير الكترونية، واقرار، وسجلات تحفظ ست سنوات.

واذا كان نشاطك قريبا من الحد او تجاوزه، جرب برنامج فوكسيرا المحاسبي مجانا 14 يوما، وانقل دفاترك قبل ان يلزمك التسجيل لا بعده.